Vad gör valberedningen i en brf? Får styrelsen lägga sig i?

Valberedningen får sitt uppdrag på föreningsstämman och har som uppgift att ta fram förslag på personer som ska ingå i bostadsrättsföreningens styrelse nästa mandatperiod. Det är perioden mellan föreningsstämmor.

Man kan alltså säga att det är dessa som sköter grovjobbet med att sätta samman styrelsen. De har dock inte befogenhet att besluta om vilka som ska ingå. Valberedningens arbete går ut på att hitta lämpliga och villiga kandidater och föreslå dessa för föreningen, och därefter är det upp till medlemmarna att ta det avgörande beslutet om vilka personer de vill ha med i styrelsen. Det beslutet tas på den gemensamma årsstämman där varje lägenhet har en röst. 

Vad är en valberedning?

En valberedning är som sagt en grupp som ingår i en bostadsrättsförening och som har till uppgift att sondera terrängen och hitta personer som kan ingå i föreningens styrelse. Man ser också vilka personer som kan passa för specifika uppdrag, som exempelvis revisorer. Valberedningen ingår inte i själva styrelsen, och de har inget att göra med det arbete som styrelsen gör. Om man ser styrelsen som ett hus, då är valberedningen dörrmattan och entrén. De förbereder och ser till att det finns en styrelse, men de deltar inte i styrelsens arbete.

Utan valberedning blir det helt enkelt krångligare att tillsätta en styrelse, så deras funktion är viktig även om de kan tyckas stå utanför rampljuset på det rent synliga planet.

Det finns inget lagkrav på att en valberedning måste finnas, men de flesta bostadsrättsföreningar väljer ändå att ha en. Ju större en förening är, desto viktigare är det att en valberedning finns.

Hur utses då valberedningen? Vilka ingår i den, och vem beslutar om vilka dessa personer ska vara?

En valberedning består vanligtvis av 2-3 personer. Ofta är det personer som tidigare suttit med i styrelsen och känner till vad ett styrelseuppdrag innebär. Valberedningen utses på årsstämman då föreningens medlemmar ger förslag på dem.

Det finns inga "måsten" när det gäller hur valberedningen ska tillsättas, dock finns det vissa rekommendationer.

• Personerna bör helst bo i föreningen så att de är väl förtrogna med vilken sorts styrelse som behövs.

• De ska inte ha några nära relationer till eller vara släkt med de personer de föreslår till styrelsen.

• Det är en fördel om de känner till vilka som bor i föreningen. På så sätt kan de lättare ta kontakt med dem och föreslå lämpliga kandidater.
  
  

Varför behövs en valberedning?

En valberedning är viktig för att hitta passande kandidater till bostadsrättsföreningens styrelse. Därför är det bra att ge uppdraget till en valberedning som i lugn och ro kan fokusera på att leta fram lämpliga kandidater.

En valberedning kan dessutom ses som en garanti för att saker och ting går rätt till. Valberedningen har överblick över vilka som kan och vill vara med i styrelsen, och tack vare deras objektiva hållning (de får som sagt inte favorisera nära vänner eller släktingar) blir förfarandet också rättvist. Risken kan annars bli att en styrelse ger förslag på sig själva, eller att samma personer sitter kvar år efter år och det inte ges chans för andra medlemmar i föreningen att ta plats i styrelsen.

Hur kan en valberedning arbeta?

Inte heller när det gäller hur valberedningen ska arbeta finns det några lagstadgade bestämmelser som måste följas. Hur arbetet ser ut kan variera mellan olika föreningar. Hos vissa föreningar finns det nedtecknat i stadgarna medan andra ger valberedningen fria händer att själva lägga upp sitt arbete.

Att ha nedtecknade riktlinjer är dock att rekommendera. Då vet valberedningen vad de har att förhålla sig till, och de riskerar heller inte att halka efter i tidsplanen.

Valberedningen bör träffas regelbundet för att utvärdera vad som gjorts hittills och vad som ska göras. I arbetet ingår såväl att följa upp hur den nuvarande styrelsen fungerar som att hitta nya personer som kan ta över efter ledamöter och suppleanter som ska sluta.

För att strukturera valberedningens arbete är kan det vara bra att den delas in i fyra steg.

Steg 1: Ofta har man ett första möte redan några veckor efter årsstämman, detta för att komma igång med sitt arbete i god tid. Här planerar man inför året och delar upp olika uppgifter mellan valberedningens ledamöter.

Steg 2: Man pratar med den nuvarande styrelsen för att ta reda på hur arbetet går, om det finns några särskilda svårigheter eller önskemål. Man frågar hur de fungerar som grupp, och om de trivs med sina uppgifter. Det kan också vara bra att redan nu informera sig om vilka ledamöter som ska sitta kvar och vilka som ska avgå.

• Hur ser styrelsen ut nu?
• Vilka ska avgå och vilka sitter kvar?
• Vill någon kandidera på nytt?
• Är det någon som inte sköter sitt jobb tillräckligt bra?
• Har någon suttit alltför länge i styrelsen?

Steg 3: Dags att knacka dörr och höra sig för bland de boende vilka som kan tänka sig att vara med i styrelsen. Hur är det med nyinflyttade? Kanske någon bland dessa är intresserade av ett styrelseuppdrag. Vilka kompetenser har de boende? Skribenter och ekonomer är till exempel ofta givna kandidater för uppdragen som sekreterare och revisorer.

Steg 4: Årsstämman närmar sig och valberedningen ska göra sig redo för att presentera sina kandidater. Man måste prata med intresserade kandidater en sista gång och noggrant förklara vad uppdraget innebär, och även se till att rätt person föreslås till rätt plats. I god tid före årsstämman bör man också skicka ut information till de boende om valberedningens förslag så att alla hinner skaffa sig en uppfattning om hur de vill rösta.

Kan medlemmar och styrelse påverka valberedningen?

Medlemmarna och styrelsen kan självfallet påverka valberedningen, dock enbart genom att säga sin åsikt och ge förslag på kandidater som de anser passar i styrelsen. De kan också föreslå sig själva som kandidater. Valberedningen ska givetvis lyssna på detta och ta till sig den information de kan ha nytta av.

Däremot ska varken medlemmarna eller styrelsen lägga sig i valberedningens arbete. Det är valberedningen som tar besluten om vilka personer de ska föreslå och deras val ska inte styras av någon utifrån. Att det hela går demokratiskt och rättvist till är oerhört viktigt, och det är mycket just därför som valberedningens arbete är så avgörande. Det står sedan föreningens medlemmar fritt att diskutera de föreslagna kandidaterna på årsstämman då det slutligen görs en omröstning för att godkänna eller rösta ner valberedningens förslag.

Vill du veta mer om styrelsens uppdrag? Klicka här

Till mer Brf  kunskap