Frågor & svar

När skickas första avin ut och hur?

Vår ambition är att skicka ut första avin cirka tre veckor innan förvaltningsstart, men allt beror på när vi får material från er tidigare förvaltare. Vi anpassar alltid förfallodatumet om aviseringen skulle bli försenad.

Första avin skickas ut via post. De medlemmar som är anslutna till Kivra får automatiskt sin avi där. Tillsammans med första avin bifogar vi ett välkomstbrev där vi bland annat informerar mottagaren om hur de kan ändra aviseringssätt till kommande avier.

Innan vi aviserar för första gången kommer vi att skicka ett aviseringsförslag till styrelsen. Styrelsen ansvarar för att gå igenom förslaget och återkomma till oss med eventuella synpunkter och slutligen ert godkännande. Detta för att säkerställa att vi mottagit korrekta uppgifter från avgående förvaltare och att inga uppgifter misstolkats.

Hur kan medlemmarna/hyresgästerna få sina avier?

Mottagaren ansvarar själv för att välja önskat aviseringssätt enligt de instruktioner som framgår i välkomstbrevet. Vi erbjuder följande alternativ: Post, Kivra, E-post, E-faktura, Autogiro

Föreningen har IMD, vad behöver vi göra inför förvaltarbytet?

Meddela kontaktuppgifterna till er mät-leverantör till er kontaktperson hos oss, så tar vi kontakt med dem och ordnar med allt inför förvaltarbytet. Det är också bra om vi får information om hur ofta debitering sker och från och med vilken period vi ska börja debitera förbrukning.

Vem gör bokslutet?

Om bytet av förvaltare sker vid samma tidpunkt som det nya räkenskapsåret, till exempel den 1 januari, rekommenderar vi att bokslutet och årsredovisningen görs av er tidigare förvaltare, då det är de som skött föreningens ekonomi under det gångna året. Om er tidigare förvaltare inte har möjlighet, eller om styrelsen föredrar att Simpleko gör bokslutet, kan vi hjälpa till i mån av tid enligt gällande prislista. En förutsättning är dock att vi får allt material vi behöver från er tidigare förvaltare.

Om byte av ekonomisk förvaltare sker under ett pågående räkenskapsår gör vi på Simpleko bokslutet och årsredovisningen.

Vad händer med allt fysiskt material?

Er tidigare förvaltare ska lämna över lägenhetspärmarna och eventuellt övrigt fysiskt material till styrelsen som ansvarar för arkivering. Simpleko tar endast emot digitalt material.

Vem skickar kontrolluppgift för överlåtelse av bostadsrätt?

Om förvaltningsstart sker 1 januari är det den tidigare förvaltaren/styrelsen som ansvarar för att göra kontrolluppgifterna för föregående år, om inget annat har överenskommits. Om förvaltningsstart sker under året skickar Simpleko kontrolluppgifter för hela innevarande år, förutsatt att vi får information om händelser för period innan övertagande.

Styrelsen vill betala ut arvode, hur går vi tillväga?

Styrelsen administrerar själva sina arvoden via Portalen. Ni lägger enkelt upp alla mottagares uppgifter och vilket belopp som ska betalas ut samt önskat utbetalningsdatum. Därefter ska arvodet attesteras enligt era valda attestrutiner. Vi ser sedan till att arvodet betalas ut samt ordnar med kontrolluppgifter och deklarationer.

Funktionen kommer att aktiveras så snart våra medarbetare är upplagda som deklarationsombud för er förening, hos Skatteverket. Vi behöver ha behörighet att deklarera uppgifterna innan vi kan hjälpa er med utbetalning.

Mer information

Under För styrelsen finns mer information, bland annat en demovideo av vårt verktyg Portalen hittar du här.  Via widgeten ”Fråga oss” kan både styrelse och boende söka svar de vanligaste frågorna.